Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement van de Stichting Wijkberaad Heesterbuurt te 's-Gravenhage.

Opgesteld krachtens art. 6.lid 7 van de Statuten van de Stichting Wijkberaad Heesterbuurt.

De bewonersvergaderingen.

Artikel 1.

1. De bewonersvergaderingen als bedoeld in artikel 9 van de Statuten worden tenminste éénmaal per jaar gehouden. Bij voorkeur wordt deze vergadering gehouden in het laatste kwartaal. De leiding van deze vergaderingen berust bij de voorzitter van het Dagelijks Bestuur (DB);

2. De vaststelling van de data der vergaderingen geschiedt door het AB;

3. Het bijeenroepen van de bewoners geschiedt door het plaatsen van een oproep in het wijkorgaan van de stichting of door een schriftelijke uitnodiging huis aan huis verspreid;

4. Het AB is, in geval van nood, bevoegd het bijeenroepen ook te doen plaatsvinden door het opnemen van een bericht in een plaatselijk blad;

5. Het bijeen roepen dient tenminste 14 dagen vóór de vergadering ter kennis van de bewoners te zijn gebracht;

6. Bij de oproep in het wijkorgaan wordt de agenda van de bewonersvergadering vermeld;

7. Het AB roept zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee maanden, een bewonersvergadering bijeen wanneer tenminste 25 bewoners een daartoe strekkend schriftelijk verzoek, waarin de redenen tot het bijeenroepen en de te behandelen punten zijn vermeld, is ingediend;

8. Van een bewonersvergadering worden notulen gemaakt, welke na vaststelling door het AB, eventueel in verkorte vorm worden gepubliceerd in het wijkorgaan;

9. Elke stemgerechtigde bewoner heeft de bevoegdheid een andere stemgerechtigde bewoner schriftelijk te machtigen hem ter vergadering te vertegenwoordigen en voor hem/haar een stem uit te brengen. De schriftelijke machtiging moet vóór aanvang van de vergadering bij het AB worden ingeleverd. Eén bewoner kan niet meer dan één bewoner vertegenwoordigen;

10. Ter aanvulling van de agenda geldt dat iedere wijkbewoner één of meer agendapunten kan aandragen. De bewonersvergadering stelt de inhoud en de volgorde van de agenda vast. Het AB stelt de conceptagenda op.

Het bestuur.

Artikel 2.

1. Bij voldoende bestuursleden benoemt het AB uit haar midden een voorzitter, secretaris en penningmeester. De penningmeester is tevens plaatsvervangend voorzitter. Indien de voorzitter en de penningmeester niet aanwezig zijn voorziet de vergadering zelf in de leiding van de vergadering;

2. De voorzitter, secretaris en de penningmeester vormen het Dagelijks Bestuur (DB) van de Stichting Wijkberaad Heesterbuurt;

3. Alle leden van het bestuur vormen samen het AB;

4. Het AB bestaat uit tenminste drie en maximaal negen leden. Tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten, kan elke bewoner na verkregen meerderheid van stemmen van het AB als algemeen bestuurslid worden toegelaten, tot het maximale aantal van negen leden is bereikt;

5. Een AB lid vervult afzonderlijk/of in samenwerking met een ander AB lid binnen één/of meerdere werkgroepen een coördinerende functie uit en brengt maandelijks d.m.v. een kort verslag of voortgangsrapportage het AB op de hoogte van haar werkzaamheden;

6. Het AB vergadert minimaal zes maal per jaar. Verder zo dikwijls als de voorzitter of twee leden dat wenselijk achten;

7. Oproepen voor bestuursvergaderingen met vermelding van de agenda geschieden onder verantwoordelijkheid van de secretaris;

8. Van iedere vergadering worden notulen gemaakt die tijdens de volgende vergadering in het bezit dienen te zijn van de bestuursleden;

9. Met uitzondering van de bestuursvergaderingen zijn alle onder de regie van de stichting uitgeroepen vergaderingen openbaar;

10. Geldige besluiten binnen het AB worden genomen met enkelvoudige meerderheid, waarbij tenminste drie bestuursleden aanwezig dienen te zijn;

11. Bij staking der stemmen vindt herstemming plaats. Wanneer de stemmen weer staken wordt het voorstel verworpen, behalve in geval dat bij meerderheid van stemmen wordt besloten het voorstel nog een keer te behandelen. Bij gelijkheid van stemmen onthoudt de voorzitter zich van stemming;

12. Stukken en bescheiden uitgaande van het AB, worden namens het AB door de voorzitter en de secretaris of diens plaatsvervanger getekend, behalve als ter zake aan iemand een mandaat is verstrekt;

13. Een schorsing als bedoeld in artikel 7, zesde lid van de Statuten, die niet binnen drie maanden wordt gevolgd door een besluit tot ontslag, eindigt door het verstrijken van deze termijn;

14. Correspondentie, betreffende het algemeen beleid van de stichting, behoeft de ondertekening door minimaal één lid van het DB.

Artikel 3

Taakomschrijving bestuursleden

Voorzitter

1. De voorzitter is belast met de coördinatie en stimulering van de Stichtingsactiviteiten;

2. De voorzitter leidt de Algemene Bewoners Vergaderingen (ABV);

3. De voorzitter belegt en leidt de vergaderingen van het AB;

4. De voorzitter is verantwoordelijk voor het tijdig verspreiden van alle vergaderstukken.

Secretaris

1. De secretaris is verantwoordelijk voor een tijdige afhandeling van de correspondentie en de administratie van de Stichting, behoudens zaken betreffende het financiële beheer;

2. De secretaris is verantwoordelijk voor een goede archivering van alle inkomende en uitgaande correspondentie;

3. De secretaris is verantwoordelijk voor de aansturing van de Administratieve Ondersteuner .

Penningmeester

1. De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheer en administratie van de middelen van de Stichting;

2. De penningmeester stelt een concept begroting op en legt deze voor aan het AB;

3. De penningmeester handelt binnen de door het AB vastgestelde begroting;

4. De penningmeester is tevens plaatsvervangend voorzitter.

Commissies 

Artikel 4.

1. Instelling van een commissie als bedoeld in artikel 10 van de Statuten vindt plaats na vaststelling van de grenzen van een bepaalde taak;

2. Zodra blijkt dat er kosten verbonden zullen zijn aan de taakuitvoering van een commissie, dient toestemming omtrent het te besteden bedrag te worden verkregen van het AB;

3. Bij beëindiging van haar werkzaamheden brengt de commissie schriftelijk rapport uit aan het AB, vergezeld van een financiële verantwoording.

 Verkiezingen.

Artikel 5.

1. Wanneer in het AB, overeenkomstig artikel 7, lid 5 van de statuten een vacature ontstaat, doet het AB een voordracht voor de vervulling van de vacature aan de bewoners-vergadering. Deze voordracht wordt vermeld in de oproep voor de betreffende vergadering;

2. Tegenkandidaten kunnen worden gesteld door inlevering van een door minimaal vijf bewoners van de wijk ondertekend voorstel bij de voorzitter. Het ondertekende voorstel dient vóór de vergadering ter kennis van de voorzitter te worden gebracht;

3. Het AB verstrekt aan de stemgerechtigde bewoner der vergadering stembriefjes, wanneer schriftelijk gestemd dient te worden;

4. De verantwoordelijkheid van een afgetreden AB, als bedoeld in artikel 6 derde lid der Statuten, houdt op wanneer tijdens een daartoe gehouden bewonersvergadering geen nieuw bestuur wordt gekozen. Daarna brengt het afgetreden bestuur de procedure als bedoeld in artikel 14 der Statuten op gang;

5. Wordt tot ontbinding van de stichting besloten, dan is het afgetreden AB gehouden tot vereffening, met inachtneming van het bepaalde in artikel 13 van de Statuten.

De werkgroepen.

Artikel 6.

1. De werkgroepen vallen onder de verantwoordelijkheid van het AB;

2. Een (De) werkgroep(en) word(t)(en) samengesteld door het AB en/of de ABV (Algemene Bewoners Vergadering). Aanmelding bij een werkgroep dient te geschieden bij het AB, die daarover een besluit neemt en verantwoording aflegt aan de ABV;

3. Ten behoeve van de vergaderingen van de werkgroepen heeft het wijkberaad de beschikking over een vergaderruimte op de eerste verdieping van het wijkgebouw;

4. De werkgroepen kunnen tijdens kantooruren van het wijkberaad gebruik maken van de faciliteiten van het wijkberaad, Buiten kantooruren kunnen consumpties verkregen worden bij wijkvereniging de Jasmijn. Indien de Jasmijn gesloten is dient de werkgroep zelf in haar consumpties te voorzien. Afstemming van vergaderingen met die van het AB kan hierin helpen;

5. De werkgroepen regelen zelf hun bijeenkomsten. Van een bijeenkomst wordt een verslag gemaakt, waarvan een afschrift aan het AB wordt toegezonden;

6. De werkgroepen dienen ieder jaar vóór 15 september bij het AB hun beleidsplan voor het volgende jaar in. Hierin worden doelen en plannen voor het komende jaar uiteengezet. Tevens dient een begroting te worden meegeleverd;

7. De begroting van de werkgroepen wordt in de eerste bestuursvergadering, volgend op de ontvangst, vastgesteld. Indien het AB niet kan instemmen met een ingediend plan en/of begroting volgt nader overleg met de betreffende werkgroep of diens coördinator;

8. Het voor andere doelstellingen besteden van de in de begroting vastgestelde bedragen en doelstellingen dienen vooraf toestemming van het AB te hebben;

9. De werkgroepen behandelen al die facetten van de doelstellingen van het wijkberaad die tot hun werkterrein en taak behoren;

10. Adviezen van een werkgroep ten behoeve van de Gemeenteraad, c.q. het College van Burgemeester en Wethouders of andere Gemeentelijke instellingen worden altijd naar het AB gezonden, die na besluitvorming voor verzending zorg draagt;

11. Wanneer het beleid van een werkgroep niet door het AB wordt overgenomen, zal het AB daar onverwijld kennis van geven en kan de werkgroep het beleid voorleggen aan de eerst volgende ABV;
12. Iedere werkgroep stelt een coördinator aan en zorgt bij verhindering voor een plaats-vervanger;

13. De coördinator heeft de taak de werkgroep regelmatig bij elkaar te laten komen en zorg te dragen voor de uitvoering van het beleidsplan;

14. De coördinator onderhoud het contact met het AB en doet maandelijks verslag van bijeenkomsten en participaties van de werkgroep in andere gremia;

15. Indien het AB het noodzakelijk of wenselijk acht dat een werkgroep wordt opgericht, zal dit ter kennis aan de bewoners worden gebracht middels mailing of een mededeling in het wijkorgaan;

16. Het voorstel van bewoners, tot het instellen van een werkgroep, dient vergezeld te gaan van de namen van tenminste vier personen die de werkgroep zullen vormen;

17. Bij instemming van een nieuwe werkgroep door het AB zal nader overleg in een vergadering met de voorstellers plaatsvinden omtrent taken, bevoegdheden, vertegenwoordiging en financiële consequenties. Gemaakte afspraken worden in notulen vastgelegd. Het AB legt in de ABV hierover verantwoording af;

18. Een voorstel tot opheffing van werkgroepen geschiedt door schriftelijke mededeling onder opgaaf van redenen aan het AB door de leden van de werkgroep. Alle leden van de werkgroep dienen het voorstel te ondertekenen;

19. Na het besluit tot opheffing van een werkgroep treft het bestuur regelingen met de leden van de werkgroep met betrekking tot de afhandeling van de nog lopende zaken of afspraken.

Het Wijkblad 

Artikel 7.

1. De Stichting Wijkberaad Heesterbuurt geeft indien mogelijk 6 maal per jaar een wijkblad uit genaamd "Het Heesterblad", dat gratis huis aan huis onder de bewoners wordt verspreid;

2. De verantwoordelijkheid van het wijkblad ligt bij het AB. Dit houdt echter niet in dat in Het Heesterblad opgenomen artikelen de mening van het AB weergeven;

3. De redactie werkt onafhankelijk en binnen de vastgestelde regels in het Redactie Statuut;

4. Het Redactie Statuut is onlosmakelijk verbonden aan dit Huishoudelijk Reglement.

Dit Huishoudelijk Reglement maakt een onverbrekelijk deel uit van de Statuten van de Stichting Wijkberaad Heesterbuurt en geniet de instemming van al haar vertegenwoordigers.

Den Haag, 13 Oktober 2009